Thetis è una società di ingegneria e di servizi ambientali con sede all’Arsenale di Venezia. Costituita nel 1993, l’azienda annovera tra i propri soci soggetti sia privati sia pubblici, con un fatturato di circa 20 milioni di Euro. L’azienda impiega circa 150 persone, con un’età media di 36 anni. L’offerta dell’azienda rispecchia l’organizzazione aziendale, composta di quattro divisioni, che operano nella gestione di progetti e applicazioni tecnologiche innovative in campo ambientale e territoriale, dell’ingegneria civile e direzione lavori, dei sistemi intelligenti per il trasporto e di quelli della conoscenza. Thetis gestisce annualmente circa 100 progetti ripartiti nelle diverse divisioni, e fornisce i propri servizi a clienti locali, nazionali e internazionali in diversi paesi, tra i quali Cina e India, operando dall’Arsenale di Venezia, del quale cura la ristrutturazione.

L’applicazione
A causa della particolarità del settore in cui opera, Tethis realizza la propria produzione principalmente su commessa. La gestione dei progetti è quindi un aspetto rilevante per l’azienda, che ha deciso di dotarsi di strumenti informatici in grado di supportarne maggiormente le decisioni e il controllo di ciascuna commessa. Per questo motivo, Thetis ha intrapreso un progetto di implementazione dell’ERP SAP Business One in collaborazione con Datalab. Datalab è  channel partner SAP con sede in provincia di Padova avente specifiche competenze su progetti internazionali, di Project Management, Business Intelligence  e di System Integration. Il nuovo sistema è stato integrato con un applicativo per l’accesso al sistema via Web, sviluppato da Thesis in collaborazione con Datalab. In particolare, grazie a SAP BusinessOne è stato possibile migliorare la gestione delle commesse, introducendo strumenti specifici di controllo dei costi di produzione, di allocazione delle risorse ai progetti, di gestione degli approvvigionamenti e del ciclo attivo, oltre a strumenti per la preparazione della reportistica trimestrale e annuale. Infatti, i responsabili di commessa di ciascuna divisione hanno a disposizione un sistema che li supporta durante tutta la durata il progetto. Grazie alla possibilità di simulare scenari di previsione dei costi di produzione tramite analisi di sensitività, è ora possibile preparare il business plan della commessa e il relativo budget. Inoltre, l’applicativo di gestione dei timesheet, integrato con il sistema gestionale aziendale, permette di allocare correttamente le risorse umane ai diversi progetti in corso. Attraverso SAB BusinessOne è ora possibile monitorare lo stato di avanzamento del progetto, calcolando in corso d’opera gli scostamenti dei costi e dei ricavi in relazione allo scenario preventivato. A partire dai dati raccolti, è attualmente in fase di studio un cruscotto di indicatori che indichi in modo sintetico lo “stato di salute” dal punto di vista economico-finanziario di ciascun progetto. SAP BusinessOne, inoltre, è stato integrato con l’esistente modulo di gestione documentale. Il responsabile di progetto è così in grado di preparare contratti di fornitura e fatture relativi alla commessa in atto, richiamando i modelli dei documenti e utilizzando le anagrafiche di clienti e fornitori già disponibili a sistema. SAP BusinessOne, infine, utilizza i dati relativi a ciascuna commessa per la creazione automatica di report relativi all’andamento generale dell’azienda e all’utilizzo delle risorse, resi disponibili online ai manager di Thetis.

I benefici
Con il precedente sistema si erano verificati problemi di integrazione e interoperabilità tra i diversi software e database, che sono stati risolti con l’introduzione di SAP BusinessOne. Grazie a SAP BusinessOne, Thetis dispone di un sistema gestionale integrato in grado di offrire supporto alla gestione delle commesse, interfacciandosi anche con applicativi sviluppati ad hoc e specifici per alcune attività.  È conseguente migliorato il controllo sulla redditività delle singole commesse, che permette di intraprendere azioni correttive, qualora fosse necessario un miglior bilanciamento delle risorse dedicate al progetto. Contestualmente, vengono ottimizzati i carichi di lavoro di ciascuna persona coinvolta nel progetto, contribuendo a una più efficiente pianificazione delle risorse in funzione delle commesse in corso. Il modulo di gestione documentale, ha sostituito la precedente gestione cartacea di contratti e fatture, migliorando i tempi di risposta di Ufficio Acquisti e Amministrazione nella gestione del ciclo attivo e passivo. La disponibilità in tempo reale di report relativi all’andamento generale dell’azienda ha contribuito a velocizzare la preparazione dei bilanci trimestrali e annuali, oltre a migliorare il controllo di gestione, grazie alla possibilità di monitorare in corso d’opera la redditività di ogni commessa. Più in generale, grazie a SAP BusinessOne ora si hanno a disposizione dati e informazioni univoche, in grado di supportare con continuità il processo decisionale di Thetis.